Sähköiset palvelut

Olemme valinneet kumppaniksemme suomalaisen Heeroksen, joka tuottaa laadukkaita taloushallinnon sovelluksia. Meillä on käytössä kaikki Heeroksen sovellukset, jotka mahdollistavat osittaisen tai koko taloushallinnon sähköistämisen. Taloushallinnon siirtäminen verkkoon nopeuttaa rutiineja automatisoinnin avulla, vapauttaa ajasta ja paikasta sekä mahdollistaa monipuolisemman työnjaon tilitoimiston ja asiakkaan välillä. Lisäksi sähköinen arkisto ei vie tilaa ullakolta tai toimiston nurkasta ja sen hyödyntäminen on huomattavasti helpompaa.

Laskutus Heeroksella onnistuu missä vain, kunhan käytössä on selain ja verkkoyhteys. Laskulle valitaan asiakas, syötetään rivit ja lähetetään. Asiakkaat, joilla on verkkolaskuosoite saavat e-laskun ja muiden kohdalla lasku lähetetään tulostuspalveluun, joka tulostaa ja postittaa laskun asiakkaalle. Laskuttajan ei tarvitse miettiä miten lasku asiakkaalle toimitaan, sillä ohjelma hoitaa sen automaattisesti. Keskeneräisen laskun voi tallentaa ja sitä voi muokata vapaasti kunnes se lähetetään. Voit myös jättää laskun kesken ja kysyä kirjanpitäjältäsi, onko laskussa kaikki oikein. Kuukauden päätyttyä kirjanpitäjäsi saa laskut suoraan järjestelmästä kirjanpitoon. Asiakkaan käyttöön voidaan myös ottaa Heeros myyntireskontra, jolloin tieto viitesuorituksista tulee suoraan pankista järjestelmään. Jos laskut on maksettu oikeilla tiedoilla, reskontra pysyy ajantasaisena ilman käyttäjän toimia. Myyntireskontra on hyvä työkalu kun saamisten tilaa halutaan tarkkailla.

Ostolaskujen sähköistyksessä kaikki laskut saadaan Heeroksen järjestelmään, joko suoraan e-laskuina tai skannauspalvelun kautta. Kaikki laskusi löytyvät samasta järjestelmästä eikä sinun tarvitse miettiä, onko jokin lasku hukkunut tai unohtunut maksaa. Laskujen maksu on helppoa: valitaan maksettavat laskut ja lähetetään maksuaineisto pankkiin. Kaikki tapahtuu samasta järjestelmästä. Ostolaskut tiliöidään joko asiakkaan tai kirjanpitäjän toimesta ja lopulta arkistoidaan. Nämäkin laskut saadaan siirrettyä kirjanpitoon ilman asiakkaan toimia.

Heeros on julkaissut uuden kirjanpito-ohjelmansa, jolla asiakas voi tehdä itse vientejä kirjanpitoon. Tämä vaihtoehto soveltuu hyvin niille, jotka haluavat säästää kirjanpidon kustannuksissa. Asiakas voi tehdä kirjanpitonsa niin pitkälle kuin osaa, ja vähentää tilitoimiston työtä. Apu on kuitenkin aina lähellä ja tilitoimisto voi edelleen vastata tilinpäätöksestä ja veroilmoituksesta.

Sähköinen aineisto päätyy lopulta arkistoon, jossa se säilyy niin kauan kuin sitä tarvitaan. Arkistosta voidaan hakea tehokkaasti laskuja hakusanoin ja rajauksin. Hakusanaksi kelpaa mikä tahansa laskulla esiintyvä tieto, sarjanumero, tuotenimi tai vaikka rekisterinumero. Takuukuitit löytyvät helposti, kuten myös laskut tietyn auton huollosta.

Käytössämme on myös ValueFramen kehittämä asiakaspalvelujärjestelmä VINA, jolla voidaan lisätä sähköistä asiointia asiakkaan ja tilitoimiston välillä. Muun muassa raportit ja aineistojen välitykset voidaan hoitaa VINAssa. Voit lukea lisää täältä.

Sähköisyys tuo mukanaan helpotusta yrittäjän arkeen nopeuttamalla taloushallinnon rutiineja. Tilitoimisto on hyvä suosittelemaan sovelluksia ja palveluita, sillä me tiedämme mikä soveltuu yrityksellesi ja mitä voidaan helpottaa. Järjestelmien avulla yrityksen roolia taloushallinnossa voidaan hyvin vapaasti lisätä tai vähentää. Tämä on mahdollista myös tilapäisesti, esimerkiksi loman tai sairastumisen vuoksi. Sovelluksista voidaan ottaa käyttöön yksi tai useampi kerralla, siten kun se parhaiten sopii.